A Conformidade Legal é um requisito minimo na certificação de sistemas de gestão. A obtenção da conformidade legal deve percorrer um conjunto de etapas geridas como se tratassem de um sistema de gestão contínuo da conformidade legal .
Identificação dos documentos legais ou regulamentares aplicáveis
A primeira dificuldade que vai encontrar é saber se existe alguma regulamentação para o espaço, equipamentos, actividades, materiais ou produtos da empresa. Se conseguir intuir dessa existência pode pesquisar na internet e tentar encontrar sites de organismos ou instituições que se relacionam com o tema em questão. Uma dificuldade nesta abordagem é a não garantia da actualização da legislação publicada nesses sites, nem a sua classificação relativa à importância desses documentos no tema pesquisado. O DRE e JOUE são as fontes principais primárias de requisitos legais.
Com SG-Lex é fácil ! Após a configuração inicial de 60 minutos já podemos emitir a lista de documentos aplicáveis.
Identificação dos requisitos legais a cumprir
O próximo passo é determinar a relevância do documento e os requisitos a cumprir. Ainda que um documento não seja aplicável, o sistema de gestão da conformidade legal deve evidenciar essa conclusão.
Com SG-Lex é fácil! Todos os documentos inseridos na nossa base de dados possuem tratamento e identificamos quais os requisitos a cumprir. Assim, mesmo que não recorra ao nosso serviço de consultoria, poderá facilmente evidenciar o tratamento de todos os documentos potencialmente aplicáveis.
Verificação da conformidade legal
Após determinar que documentos são potencialmente relevantes, e destes, quais com os que possuem requisitos a cumprir, deverá apreciar a conformidade legal da sua empresa/organização com esses requisitos, registando as suas conclusões e evidências usadas. A solução tradicional é possuir um Excel onde são listados os documentos importantes e numa das colunas registam-se as conclusões da avaliação da conformidade legal. A dificuldade desta solução relaciona-se com a dimensão do número de linhas e colunas do Excel. A determinada altura o ficheiro excel não é gerível. Sublinha-se que este exercício deve ser realizado periodicamente, conforme diretamente requerido nas normas ISO 14001 e ISO 45001, e indiretamente requerido, em outras normas através dos requisitos de satisfação das partes interessadas.
Com SG-Lex é fácil!. Os documentos estão organizados com acesso intuitivo e as verificações são fáceis de registar ao longo do tempo.
Monitorização da Conformidade Legal
Geralmente são monitorizados indicadores que permitem concluir pela saúde do sistema de gestão da conformidade legal.
A plataforma SG-Lex possui um monitor de conformidade com um conjunto de indicadores de "produção" e de "qualidade", sempre atualizados e visíveis logo na página inicial da plataforma de controlo da conformidade legal. Adicionalmente estes indicadores fazem o "call to action" respectivo.
Consultoria e/ou Auditoria
A subscrição dos nossos planos "Simples", "Verificado" ou "100% Legal" incluem formação na configuração inicial de SG-Lex. No entanto muitas das vezes os nosso Clientes solicitam apoio personalizado consubstanciado em consultoria ou auditoria. Saiba mais sobre a nossa metodologia de consultoria.
Implemente um Sistema de Gestão da Conformidade
À medida que nos deslocamos para uma sociedade mais regulada novos desafios impõem-se aos gestores das Organizações. Para acompanhar as mudanças da nossa Sociedade o Estado é cada vez mais rápido na publicação de regulamentação e exige também celeridade na sua aplicação. Não resta outra alternativa em incluir na gestão corrente as questões regulamentares.
A implementação de uma “Avaliação Conformidade Legal Contínua” permite a uma Organização obter a conformidade legal com toda a legislação e regulamentação aplicável em qualquer atividade e lugar da sua responsabilidade.
Com SG-Lex consegue facilmente :
- identificar “on time” a regulamentação a cumprir.
- determinar a aplicabilidade ou o que fazer.
- registar historicamente o acompanhamento da avaliação de conformidade.
- comunicar facilmente com toda a equipa, incluindo colaboradores externos.
Saiba mais sobre a nossa plataforma SG-Lex.
Contacte-nos para implementar uma conformidade legal contínua:
